“Top ten”de las distracciones en la oficina
A menudo se habla sobre productividad en la empresa y también de aquellos aspectos o temas que nos hacen reducir dicha productividad y especialmente, en la gestión del tiempo. Existen cursos sobre métricas de productividad y gestión del tiempo pero siguen existiendo diferentes aspectos en nuestra vida en la oficina que pueden distraernos.
Entre los temas que más pueden distraernos en la oficina, aunque sea una herramienta muy generalizada en nuestro día a día se sitúa el correo electrónico. Llamadas telefónicas, correos, interrupciones… todo este tipo de elementos tan comunes en nuestra vida profesional constituyen también elementos que pueden disminuir nuestra productividad y concentración en el trabajo.
Estos elementos suelen ser los más comunes y que más distraen y son suficientes para abrumar a una persona en su día a día. No obstante, fuera de los más habituales, existen otro tipo de elementos que causan una mayor distracción y que a simple vista, pueden parecer elementos que no nos quitan mucho la atención de nuestro objetivo.
Ente los elementos que podemos citar en el propio ámbito de la oficina estarían:
- – Teléfono
- – Visitas
- – Medio ambiente
- – Ruido
- – Reuniones
Sobre estos elementos podemos señalar diferentes aspectos y opciones para intentar reducir el impacto que tienen en nuestro día a día como elemento que pueda distraernos:
Correo electrónico. Hay dos problemas principales que surgen. Uno de ellos es la constante alerta para los mensajes nuevos, que se puede optar por desactivar. La segunda es si la bandeja de entrada no se vacía completamente, continuamente nos desplazaremos través de todos los elementos, ya que se tiende a temer pasar algo importante por alto. Una opción que necesitaremos es utilizar un sistema de carpetas que nos permitan limpiar la bandeja de entrada general y dar prioridad a elementos importantes.
Teléfono. ¿Sentimos que tenemos que contestar a todas las llamadas? Debemos dejar aquellas llamadas que no son urgentes y dejar que salte el buzón de voz.
Visitas. Los clientes pueden pasar sin previo aviso o un compañero puede tener un descanso y decidir pasarse a realizar el descanso en su sitio. Ir al grano rápidamente si alguien viene por nuestro sitio y nos interrumpe en el trabajo puede ser una opción.
El medio ambiente. Esto puede incluir la calefacción y la iluminación. Demasiado frío o demasiado calor, puede generar que estemos constantemente reflexionando sobre lo incómodo que es.
Reuniones. En un ambiente de trabajo donde las reuniones son frecuentes, se hace difícil dejar a un lado un bloque de tiempo sin interrupciones para los proyectos que requieren mayor detalle. Se termina llegando más temprano o ampliando la jornada hasta tarde para poder hacer las cosas. Escribir y organizar nuestras tareas y reuniones es vital para lograr rentabilizar nuestro tiempo.
Nosotros mismos. El primer paso para limitar las distracciones es ser consciente de ellos. Estos son algunos consejos y se pueden incluir más cosas a esta lista para ayudarnos a mejorar la administración de nuestro tiempo. Una vez que se identifica aquello que interfiere en nuestro trabajo, entonces podremos comenzar a hacer los cambios que contribuirán a la mejora de nuestra productividad individual. A menudo nos podemos distraer consultando el correo personal, navengando en internet o jugando a través de aplicaciones de redes sociales o juegos como poker online por ejemplo.
Otros factores que pueden distraernos pueden ser ruido en la oficina, listas que creamos y nos hacen volver sobre lo mismo varias veces al día o expectativas, que nos hacen pensar en coger una llamada o no cuando quizás no sea lo más relevante para nosotros en ese momento.
Podemos identificar que elementos nos causan una mayor distracción para intentar reducirlos, si bien de vez en cuando para “alejar la mente” de la rutina y hacer un merecido descanso podemos mirar nuestro email personal o alguna página web que nos interese pero teniendo claro que otros aspectos nos pueden distraer más para organizarnos mejor.
FUENTE: http://www.reclutando.net/top-
