Los beneficios de la notarias digitales: optimizando tiempo y trámites

Vía lahora.cl

La lentitud, lo engorroso y la infinidad de requisitos complementarios exigidos para efectuar un trámite en una notaría desanima a cualquiera. Pero si la tecnología toma protagonismo en la optimización del tiempo y facilita la gestión de documentos legales, incluso desde la comodidad del celular, vaya que se agradece.

Es la visión que tuvo la Notaría Sergio Arenas Benoni, ubicada en la comuna de La Cisterna, que incorporó la tecnología en la tramitación de documentos legales y convirtiéndola en la primera notaría digital de la Región Metropolitana; reduciendo los tiempos de trámites y brindando una mejorada experiencia a sus usuarios.

“Queríamos renovar nuestro servicio, hacerlo ágil, amigable, acorde a estos tiempos donde los momentos para hacer trámites son muy escasos. Buscamos la manera de cómo hacerlo y descubrimos una plataforma tecnológica avanzada, justamente, para entregar un servicio 100% eficiente, rápido y confiable para nuestros clientes”, señala el notario.

Un estudio realizado por la Fiscalía Nacional Económica (FNE) identifica 205 trámites que deben realizarse ante un notario por exigencia legal, y que una reforma al sector puede generarle ahorros a las personas y empresas por US$150 millones al año.

El notario Arenas cuenta entre los trámites regulares ya digitalizados a los de: contrato compraventa de vehículo, carta poder para arriendo propiedad y posesión efectiva, carta de responsabilidad civil conducción automóvil, declaración jurada expensas, de recibo dinero y de residencia. “Los documentos más solicitados por estos días son los de autorización de la salida del país, entregado al padre o a la madre para que un menor de edad pueda viajar por vacaciones al extranjero, y la autorización parental para que un menor de edad pueda trabajar” indica.

Cómo funciona

Andrés Salinas, gerente general de Notarisa y desarrollador de la plataforma notariadigital.cl señala que la tecnología aplicada en este rubro permite reducir el tiempo de trámite desde 1 hora 40 minutos (según datos de la FNE) a menos de 3 minutos.

“A través del sitio web las personas pueden avanzar hasta un 90% de la gestión del documento, el que puede ser iniciado desde cualquier dispositivo con acceso a internet, en todo momento y lugar, y posteriormente validarlo en tótems de autoatención ubicados en las notarias”.

El procedimiento es simple:

  1. Ingresar a la web y seleccionar la ubicación del usuario para localizar notarías cercanas.
  2. Del listado, seleccionar la notaría más cercana con disponibilidad de trámites online.
  3. Seleccionar el trámite a realizar.
  4. Completar los datos básicos para que la plataforma elabore el documento digital.
  5. Pagar el trámite.
  6. Concurrir a la notaría elegida para autentificar el documento digital en los tótems de autoatención, por biometría y cédula de identidad, y firmar el documento digital.
  7. Tras validación, el notario revisa el documento y lo firma electrónicamente.
  8. El usuario recibe su documento validado legalmente vía correo electrónico, quedando un respaldo digital para posteriores descargas por cinco años.
El tótem de autoatención en las notarías valida el trámite realizado vía online.
El tótem de autoatención disponible en las notarías que integran la plataforma, valida el trámite realizado vía online.

Actualmente notariadigital.cl congrega a siete notarías en todo el país, ofreciendo más de 50 trámites en línea y disponiendo de dispositivos de autoatención en cada una de ellas para diligenciar los documentos solicitados vía online. Hacia fines de 2019 se espera que 60 notarías estén en línea ofreciendo la totalidad de sus documentos de mesón en la plataforma digital.

“En aquellos notarios con más años en el servicio notarial hay una oposición mayor a la inclusión de tecnología a su servicio, lo que vemos como algo natural. Pero creemos que en el corto plazo esta reticencia se tornará en favor de los usuarios y en la reducción del tiempo que actualmente consume un trámite notarial”, señala el ejecutivo.

Reformas a notarías

El pasado 3 de septiembre, el Presidente Sebastián Piñera firmó el Proyecto de Ley que mejora el actual sistema notarial, que transparentará el sistema de notarios y conservadores en Chile, eliminando trámites, aumentando la oferta de servicios, incrementando el uso de tecnologías y bajando los costos para las personas.

El cuerpo legal contempla 13 medidas. Algunas de ellas son:

  • Desnotarización. Reducción de trámites que deben ser realizados ante un notario.
  • Sistemas Técnológicos. Se exige a Notarios, Conservadores y Archiveros contar con tecnología que permitan realizar trámites de forma remota, consultar información en línea, suscribir documentos a través de firma electrónica, eliminar los libros y registros de soporte papel. Para dar ello, deberán tener firma electrónica avanzada y sellado de tiempo.
  • Plataforma electrónica nacional. Se dispone la creación de una plataforma electrónica de carácter nacional, formada por un Repositorio Digital, cuya existencia, mantención y plena operación será de responsabilidad del Registro Civil e Identificación.
  • Repositorio online. Se crea el Archivo digital de poderes, donde cualquier notario o conservador podrá consultar la vigencia de un poder.