Cómo escribir correos electrónicos que reciban respuesta

La escritura de mensajes de correo electrónico parece ser un tema recurrente mío. Recibo alrededor de 600 mensajes al día en la actualidad, y la mayoría de ellos requiere respuesta. Algunos mensajes los respondo más rápido y para otros, tardo días. Aquí les explico cuál es la diferencia (y también les doy algunas ideas más).

Una decisión por mensaje

Pedir que limites las decisiones requeridas por cada mensaje de correo electrónico parece contrario a reducir su cantidad, pero he visto que tiene el efecto opuesto. Para mostrar lo que quiero decir, piensa como ejemplo en salir a comer:

El primer mensaje es “¿Qué día puedes ir?” y el segundo es “¿Qué tipo de comida te gusta?”; el tercero es “¿Deberíamos invitar a Jay, aunque se ríe mucho y nos desconcentra?”.

Estas tres preguntas requieren cierto nivel de toma de decisiones. El mensaje sobre qué día (que se resuelve mejor con una llamada telefónica) es diferente del que pregunta sobre el tipo de comida, y los dos son diferentes del que habla de invitar a Jay (que probablemente también se resuelva mejor con una llamada telefónica).

No escribas “Una pregunta rápida”

Esto lo digo porque lo que sigue, casi inevitablemente, son entre cinco y nueve párrafos en los que se explica por qué se hace la pregunta. Es como si se necesitara mucho contexto. Casi siempre, no. He escrito a personas totalmente desconocidas y usé menos de 200 palabras para comunicar mis necesidades e intereses. De hecho, lo hago a menudo.

Aquí muestro un ejemplo de una pregunta rápida:

De: Chris Brogan

Para: Ti

Tema: Regístrate para PodCampBoston 3

Me gustaría que te registraras para PodCampBoston 3. Se llevará a cabo el 19 y 20 de julio en la Facultad de Medicina de Harvard. Creo que será la experiencia más impactante y transformadora que hayas tenido con los medios de comunicación en mucho tiempo.

Tenlo en cuenta: http://podcampboston3.eventbrite.com

Sitio principal de PodCamp Boston: http://podcampboston.org

Si tienes alguna pregunta, házmela saber,

Chris

Tu archivo de firma

Estoy totalmente a favor de los archivos de firma breves. No quiero que haya muchas cosas colgando bajo tu nombre. Algunas personas los usan como una gran plataforma publicitaria. Recuerda que más de un pedido de atención, con frecuencia equivale a ninguno. Elige en qué quieres que me concentre.

Firmas buenas:

– Formas de contactarse contigo en línea y fuera de internet (nunca supongas que tu dirección de correo electrónico es obvia, en especial si tu mensaje ha sido reenviado por otros).

– Descripción muy breve de tu puesto y la empresa en la que trabajas (si es un mensaje comercial).

– Enlace a tu blog o sitio web principal.


Firmas malas:

– Todo tipo de publicidad al final.

– Enlaces a todas las redes sociales a las que perteneces.

Esa es mi opinión, pero si quieres formar la tuya propia, presta atención a los archivos de firma durante los próximos días. Observa a qué le prestas atención y qué pasas por alto.

Seguimiento

Con el volumen de mensajes que recibo, algunos los paso por alto durante un tiempo. Hay personas que hacen un seguimiento perfecto y de esa manera se aseguran que responda; otras hacen algo que casi garantiza que no conteste el segundo mensaje. Aquí muestro lo que es útil en un mensaje de seguimiento:

– Brevedad. Es probable que sepa que no te he respondido, pero quizá tu mensaje no sea uno de los que tengo más presentes. El sólo ver tu nombre y las palabras “seguimiento” en el cuerpo del mensaje, en una copia reenviada del último que me hayas enviado, por lo general me pondrá manos a la obra.

– Resumen simple. Quizá tu último mensaje de correo electrónico era enorme y tenía muchos requisitos. Si puedes resumirlos en unas pocas oraciones cortas, podría hacerme terminar el trabajo.

– Recordatorio de fechas límite. Muchos de nosotros trabajamos en toda clase de cosas a la vez. Mi trabajo es exigente, así que cuando me pides ayuda para una entrevista o algo por el estilo, un recordatorio de para cuándo necesitas mi ayuda, habitualmente me vuelve a poner sobre los carriles (en especial si me avisas dos o tres días antes de la fecha límite).

No sólo yo

Cada vez hay más y más gente que no da abasto con los mensajes, así que no escribo estas sugerencias y consejos para ayudarme a mí mismo, excepto en la medida que digo tener los mismos problemas que otras personas. Quizá veas algún consejo aquí que desearías que otros siguieran cuando te escriben a ti. Eso sería fantástico. No dudes en reenviar la información a tus amigos que más necesiten seguir estos consejos, con un mensaje afectuoso y cortés antes de la información.

¿Y tú que opinas?

¿Cuáles son tus ideas para mejorar el estado de tu bandeja de entrada? ¿Cómo persuadirías a la gente de que escriba mensajes de correo electrónico que reciban una respuesta más rápida?

FUENTE: http://msn.empleoscb.com/ViewArticle.aspx?articleid=495

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